Data: een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering

Informatie speelt een essentiële rol in de bedrijfsvoering van de uitvaartorganisatie en verzekeraar uit deze case. De informatie is gebaseerd op data. Wanneer deze data niet op orde zou zijn, loopt de uitvaartorganisatie en verzekeraar een aanzienlijk risico:

Gebrekkige beschikbaarheid van data kan ervoor zorgen dat klanten niet goed geholpen kunnen worden en een lage kwaliteit van de informatie kan ertoe leiden dat de verkeerde beslissingen genomen worden in de sturing van de organisatie.

De drie miljoen leden van de uitvaartorganisatie en verzekeraar verwachten dat hun data met zorg wordt verwerkt. Toezichthouders zien hier ook op toe. Wanneer niet aan deze verwachtingen wordt voldaan, kan dit aanzienlijke imagoschade en hoge boetes tot gevolg hebben.

Uiteraard wil de uitvaartorganisatie en verzekeraar bovengenoemde risico’s wegnemen, maar ook data inzetten om betere beslissingen te nemen. Kortom: een belangrijke ‘asset’ die de nodige aandacht en beheer vergt. Dat vraagt om de inzet van datamanagement.

De visie van de uitvaartorganisatie en verzekeraar op datamanagement is: “Wij bieden een sterk fundament waarin we data savviness ontwikkelen om meer datagedreven beslissingen te kunnen maken.”

Om dit te realiseren, zijn binnen datamanagement verschillende rollen gedefinieerd. Zie daarvoor onderstaande afbeelding.

De inzet van een data steward

Binnen de organisatie bestaan verschillende business domeinen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan domeinen als ‘Verzekeren’ of ‘Uitvaartverzorging’. Ieder domein heeft een data-eigenaar en ook een data steward.

Data stewards bieden alle disciplines binnen het eigen domein, elkaar en externe partijen optimale inzichten. Bijvoorbeeld in de betekenis van data, de samenhang met processen en de eisen die gesteld worden aan data op gebied van wet- en regelgeving en datakwaliteit. Hiermee stelt de data steward de organisatie in staat om de betrouwbaarheid, beschikbaarheid en beveiliging van de data te waarborgen.

De data steward concretiseert het datamanagementbeleid en implementeert dit binnen het domein waarin hij/zij werkzaam is. De werkzaamheden zijn divers en onder andere afhankelijk van de volwassenheid van de organisatie. Bijvoorbeeld het opzetten van een datamodel en dit laten aansluiten op andere domein modellen. En ook het opzetten van een dashboard op basis van datakwaliteitsregels. Of het coördineren van afspraken tussen de proceseigenaar en de data-eigenaar en deze vastleggen in een overeenkomst. Meer praktisch, ook het opvolgen en analyseren van data gerelateerde incidenten en verbeteringen voorstellen.

De data steward is daarnaast een aanspreekpunt voor collega’s die vragen hebben op datagebied. In het kort: de data steward is de spin in het web en maakt het mogelijk dat de bedrijfsdata daadwerkelijk waarde toevoegt aan de organisatie.

Benut de waarde van data

Novius, onderdeel van Royal HaskoningDHV, heeft een uitgebreide training gegeven over data stewardship. De training bestond uit een algemeen gedeelte en een individueel traject met ruimte voor specifieke leervragen. Het resultaat was een sterke gemeenschappelijke basis waardoor het datamanagementproces door de gehele organisatie op gelijke wijze wordt uitgevoerd.

Om dit verder te versterken heeft een senior Novius consultant de rol van data steward ingevuld en drie junior data stewards begeleid en ondersteund.
Ook heeft Novius de Data Inspiratiedag georganiseerd. Deze dag heeft het management én de medewerkers bewust gemaakt van de kracht van data. En heeft geïnspireerd om te zoeken naar mogelijkheden om data in te zetten ter verbetering van de dienstverlening en besluitvorming.
Novius heeft al vele jaren opdrachten voor de organisatie mogen uitvoeren op verscheidene gebieden zoals strategie, BTP, portfoliomanagement en architectuur. Datamanagement is een mooi onderdeel om daaraan toe te voegen.