Prioriteren kun je leren: acht aandachtspunten

Dit principe van prioriteren is ook van toepassing op de werkvloer. Wellicht begin je elke dag met een lijst van taken die je wilt afronden. Vaak zijn er meer taken dan tijd of middelen toelaten. Daarom moet je keuzes maken: sommige taken voer je direct uit, andere stel je uit. Dit geldt niet alleen voor individuele medewerkers, maar ook voor afdelingen en de gehele organisatie. Overwogen moet worden welke projecten voorrang krijgen, zoals het vervangen van een IT-systeem dat binnenkort niet meer wordt ondersteund, het implementeren van nieuwe wetgeving, het indienen van subsidieaanvragen, het bijwerken van de huisstijl of het beheren van data. Gezien de beperkte middelen is het onmogelijk alles tegelijk aan te pakken. De oplossing? Je maakt keuzes door te prioriteren.

Als consultant van Novius help ik dagelijks klanten met prioriteren. Dit artikel biedt acht praktische handvatten om effectief te prioriteren, beginnende met een blik op de oorsprong van het woord ‘prioriteren’.

Herkomst van 'Prioriteren'   

Het woord 'prioriteren' en 'prioriteit' zijn afgeleid van het Latijnse "prior", wat 'eerste' of 'voorafgaand' betekent. Het werd historisch gebruikt om iets aan te duiden dat het allerbelangrijkste is of voorrang verdient. Volgens deze betekenis is het eigenlijk onmogelijk om meerdere echte prioriteiten tegelijk te hebben, omdat er altijd één zaak is die boven de anderen uitstijgt. Daarom heeft het Woordenboek der Nederlandsche Taal ook geen meervoudsvorm voor het woord 'prioriteit', wat onderstreept dat je in principe maar één ware prioriteit kunt hebben.

De realiteit van prioriteren

De praktijk blijkt vaak complexer te zijn. Zo ervoer ik bij een financiële dienstverlener dat het management een lijst met 13 zogenaamde prioriteiten naar de IT-afdelingen stuurde. Elk van deze punten werd als uiterst belangrijk beschouwd. Dit leidde tot verwarring in plaats van helderheid, omdat het voor de organisatie onduidelijk was op welke zaken men zich eerst moest richten. Een effectieve prioriteitenlijst moet daarom een duidelijke rangorde hebben, waarbij het meest kritieke onderwerp als eerste wordt aangepakt, gevolgd door de volgende in de lijst.

Acht aandachtspunten voor effectief prioriteren

1. Keuzes maken en dingen (nog) niet doen

Hoewel dit misschien voor de hand liggend lijkt, blijkt in de praktijk dat dit vaak minder vanzelfsprekend is. Daarom is het cruciaal om hiermee te beginnen: prioriteren vereist dat je rekening houdt met diverse relevante factoren zoals tijd, geld, risico, bijdrage aan klanttevredenheid en bedrijfscontinuïteit. Dit proces van selecteren en keuzes maken, betekent ook dat sommige zaken geen prioriteit krijgen en dus (nog) niet worden opgepakt. Prioriteren is dus in wezen een vorm van "nee" zeggen tegen bepaalde taken of projecten. Een manager die vraagt om te prioriteren, gaat dus impliciet akkoord met deze consequentie, maar beseft dit wellicht onvoldoende.

2. Bepaal de context en kaders voor prioritering

Het succes van prioriteren hangt sterk af van de context en de kaders waarbinnen deze plaatsvindt. Stel dat je in de bedrijfskantine loopt en gaat kiezen wat je gaat lunchen. Een salade is gezond, maar als je eerder die week al een paar keer geluncht hebt met salade, is het misschien nu wel tijd voor een broodje kroket – zeker als het weekend voor de deur staat! Maar als blijkt dat de kroket tien keer zoveel kost als de salade, dan heb je dat er misschien niet voor over. Je staat in dubio: wat weegt nu het zwaarst? 
Deze contextuele afhankelijkheid geldt ook binnen organisaties. De visie, missie en strategie van een organisatie vormen vaak de kaders voor prioritering, maar zijn niet altijd direct toepasbaar. Bespreek daarom met je team of leidinggevende binnen welke context en kaders je gaat prioriteren en wat dat betekent voor jouw team, Agile Release Train of programma. Dit helpt iedereen te begrijpen binnen welke grenzen beslissingen worden genomen. In het Scaled Agile Framework wordt bijvoorbeeld tijdens de eerste dag van de Program Increment planning de zakelijke context door een Business Owner of senior manager uiteengezet.

Als er nog geen (concrete) kaders zijn, dan kan prioriteren juist helpen om deze (impliciete) kaders transparant en concreter te maken. In dat geval is de prioritering de start van de échte prioritering, waarbij de prioriteringssessie helpt om met elkaar in gesprek te gaan over wat belangrijk is. 

3. Zorg voor helder omschreven ‘brokken werk’

Binnen een organisatie of afdeling prioriteer je vaak verschillende ‘brokken werk’, ongeacht of deze als projecten, programma's, epics of features worden aangeduid. Belangrijk is dat deze brokken werk, zowel groot als klein kunnen zijn en niet tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd. Het is cruciaal dat deze brokken werk helder omschreven zijn. Dit begint met een effectieve titel die direct de inhoud weergeeft, zodat iedereen, inclusief de niet-direct betrokkenen, kan begrijpen wat het werk inhoudt. Gebruik bijvoorbeeld een combinatie van een zelfstandig naamwoord en een werkwoord in de titel, zoals “Analyseren van klantreizen” en “Opzetten van datamanagement”, in plaats van alleen “klantreizen” of “datamanagement”.

Voor een uitgebreidere omschrijving van de brokken werk kun je een standaard template gebruiken dat voor elk brok werk wordt ingevuld. Dit template kan elementen bevatten zoals de bijdrage aan de strategie, de verwachte opbrengst in omzet/winst/klanttevredenheid, en de verbonden risico's. Een uniforme beschrijving van alle brokken werk maakt het mogelijk dat je ze onderling kunt vergelijken, en dat is één van de belangrijkste zaken bij het prioriteren. 

4. Identificeer welk type werk je gaat prioriteren: change, run, lopend werk, nieuw werk, moetjes

Voordat je begint met prioriteren, is het essentieel om te bepalen welk type werk voorrang moet krijgen. De te prioriteren werkzaamheden kunnen variëren van wettelijke ‘moetjes’, (IT-)change, (IT-)run, tot aan nog op te starten projecten. Overleg vooraf welke categorieën werk of welke budgetten prioriteit krijgen en ontwikkel een strategie voor hoe deze zullen worden aangepakt. Je kunt bijvoorbeeld met elkaar afspreken dat korte termijn ‘moetjes’ altijd de hoogste prioriteit hebben. In sterk gereguleerde sectoren kan er veel werk zijn wat voortkomt uit wettelijke verplichtingen – dan is het misschien juist goed om binnen deze categorie het werk te prioriteren. Daarnaast kun je bij het prioriteren ook al rekening houden met wie het werk moet gaan uitvoeren. Als het werk alleen door change-teams gedaan kan worden, heeft het bijvoorbeeld weinig zin om ook het run-werk mee te prioriteren.

5. Bepaal vooraf met welk doel je gaat prioriteren

Voordat je begint met prioriteren, is het belangrijk om duidelijk te bepalen met welk doel je dit proces ingaat. Als het doel is om te komen tot een definitieve en eenduidige lijst van taken in de juiste volgorde, is het essentieel dat er vanuit het management mandaat is om de beslissingen die gemaakt worden door bijvoorbeeld de Product Owner of teamleider te ondersteunen.
Aan de andere kant kan het doel van prioriteren ook zijn om advies te geven aan het management over welke taken op korte en lange termijn aangepakt moeten worden. In dit geval is mandaat minder cruciaal. Ongeacht het doel, is het verstandig om vooraf te bespreken wat verwacht wordt van het prioriteringsproces: dient het als een advies of als een definitieve besluitvorming voor het project of team? Deze voorbereiding helpt om het prioriteringsproces effectief en doelgericht te maken.

6. Zorg dat de juiste (hoeveelheid) mensen aanwezig zijn

Prioriteren doe je zelden alleen. Inbreng van collega’s met verschillende expertises en uit verschillende lagen van de organisatie is waardevol. Denk goed na over welke collega’s je wilt betrekken. Nadat de prioriteiten bepaald zijn, wil je liever niet horen dat bepaalde perspectieven niet zijn meegenomen, of dat er werk, projecten of andere activiteiten ontbreken die óók meegenomen moesten worden. 
Overweeg ook in hoeverre je collega’s met uitgebreide inhoudelijke kennis laat deelnemen. Hun bijdragen kunnen van grote waarde zijn, maar te diepgaande technische discussies kunnen het proces vertragen. Hetzelfde geldt voor het betrekken van MT-leden of collega's met mandaat. Soms is hun aanwezigheid niet noodzakelijk; het kan juist krachtig zijn als zij vertrouwen op de expertise van de betrokken specialisten. Maak dus een bewuste keuze wie je wél en wie je níet bij een prioriteringssessie wil hebben. 

7. Kies een prioriteringsmethode die iedereen kent of begrijpt

Het is essentieel om een prioriteringsmethode te kiezen die voor alle deelnemers begrijpelijk is. Er zijn verschillende methoden beschikbaar om prioriteiten te stellen, zoals Weighted Shortest Job First (WSJF), vaak gebruikt in Scaled Agile omgevingen, het MoSCoW-model, de Eisenhower Matrix, of de impact/effort matrix. Een, andere, pragmatische benadering is ook het afwegen van de bijdrage aan strategische doelen tegenover uitvoeringsrisico's.
Het is cruciaal dat iedereen de gekozen methode kent of dat deze goed wordt uitgelegd en past binnen de organisatiecontext. Zo heeft bijvoorbeeld in de WSJF-methode het aspect 'risico' een prominente rol, wat deze methode geschikt maakt voor sectoren waar risicomanagement vitaal is, zoals de financiële sector. Definieer duidelijk wat wordt beschouwd als 'veel' of 'weinig' binnen de gebruikte methode. Vage termen zoals "weinig waarde" of "veel doorlooptijd" kunnen verwarring scheppen tijdens discussies. Concrete definities helpen om het onderlinge begrip te vergroten en dragen bij aan een inhoudelijk sterke discussie. Blijf echter weg uit té inhoudelijke discussies: een prioriteringsmethode is een hulpmiddel, en geen exacte wetenschap.  

8. Bedenk: je prioritering is (direct) verouderd

Houd er rekening mee dat prioriteiten in een dynamische wereld snel kunnen veranderen. Onvoorziene omstandigheden, zoals een ‘invlieger’ vanuit het management of een over het hoofd gezien project, kunnen de bestaande prioriteitenlijst direct achterhaald maken. Is dat erg? Nee! Het hebben van een duidelijk gedefinieerde prioriteitenlijst helpt je enorm om transparant te zijn naar je stakeholders toe op het moment dat je hiervan af gaat wijken. Flexibiliteit is essentieel in een snel veranderende omgeving. Daarom is het belangrijk dat prioritering een terugkerend proces is, dat regelmatig plaatsvindt—of dat nu elke sprint, elk kwartaal of elke budgetcyclus is. Het liefst zo iteratief mogelijk, zodat je met (grote) regelmaat met elkaar bewust stilstaat bij of je nog bezig bent met de goede onderwerpen.

Prioriteren met Business Transformatie Planning

Prioriteren vormt een kernonderdeel van onze "Business Transformatie Planning" (BTP)-methode, die we al 25 jaar gebruiken om organisaties te ondersteunen bij hun transformatieprocessen. We beginnen altijd met een grondige analyse van de strategie, de strategische uitgangspunten en architecturen, voordat we overgaan tot het definiëren en prioriteren van activiteiten. Pas wanneer we een volledig overzicht hebben, kunnen we vaststellen wat het meest belangrijk is. 

Ik hoop dat de tips in dit artikel je zullen helpen bij je volgende prioriteringssessie. Heb je vragen? Neem contact met mij op.
Zelf, of met jouw team, leren om van strategie naar uitvoering komen?

Bekijk dan de opleiding Business Transformatie Planning!

Meer weten over onze BTP aanpak?