Het Programma van Eisen: Navigeren op een zee van informatie

Als je begint met plannen voor een nieuw gebouw, komt er een heleboel nieuwe informatie op je af. Iedereen wil zijn zegje doen: de gebruikers willen dat hun behoeften worden begrepen, terwijl de beheerders vooral een gebouw willen dat gemakkelijk te onderhouden is.

Maar hoe houd je al die informatie georganiseerd? Het begint bij het identificeren van waar de informatie vandaan komt en welke belangen er spelen. De gebruikers willen dat hun dagelijkse werkzaamheden zichtbaar en herkenbaar terugkomen in de plannen. De beheerders willen vooral dat het gebouw makkelijk en tegen optimale exploitatiekosten te onderhouden en te beheren is. Eigenaren en financiers streven naar financieel rendement op lange termijn en willen dat het project inkomsten genereert. 

Het is van belang, om deze verschillende informatiestromen te structureren, alle betrokkenen op een voor hen geschikt moment de kans te geven om deze informatie aan te leveren en vervolgens te toetsen. Er zijn verschillende principes die je hierin kunnen helpen.

 

Toch is meer informatie niet altijd beter. Het is verstandiger om alleen te beschrijven wat nodig is voor het projectdoel. In de Initiatieffase, bijvoorbeeld bij een haalbaarheidsonderzoek volstaan de globale contouren van de huisvesting. In de Definitiefase volstaat de informatie die nodig is voor een Voorontwerp. Pas daarbij op, dat je niet te veel technische details wilt vastleggen: Belangrijk is dat de structuur van het gebouw (de draagconstructie, de zones voor technische installaties, de basisvoorzieningen) altijd prioriteit heeft boven de eisen die nodig zijn voor het eerste gebruik.

 Wees aanwezig op fase-overgangen

Bij elke overgang naar een nieuwe fase verandert de groep mensen die bij het project betrokken is. Vaak worden er nieuwe teamleden toegevoegd, zoals een architect en een ontwerpteam die de taak van de adviseur van het programma van eisen overnemen. Het kan ook zijn dat de leiding van het project verandert, bijvoorbeeld wanneer een procesbegeleider wordt vervangen door een manager met technische expertise.

Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat de belangrijkste informatie, lessen en doelen uit de vorige fase worden overgedragen. Organiseer dit, bijvoorbeeld met een enthousiasmerende werksessie. Zorg er voor dat belangrijke teamleden aanwezig zijn bij vergaderingen en presentaties om ervoor te zorgen dat deze continuïteit wordt gehandhaafd.

Geef organisatieverandering en -implementatie een eigen plaats in het proces

Een organisatie is voortdurend in beweging. Dit betekent dat het opstellen van een Vraagspecificatie of Programma van Eisen vaak samengaat met veranderingen binnen de organisatie of de ontwikkeling van nieuwe werkprocessen.

In een ideaal scenario zouden de uitgangspunten van organisatieverandering leidend moeten zijn bij het opstellen van het Programma van Eisen, waarbij ze vervolgens worden vertaald naar specificaties voor de huisvesting. Maar in de praktijk is dit vaak niet zo eenvoudig. De karakteristieken van een bouwproject verschillen nogal van die van een organisatieveranderingstraject. Bij een ruimtelijk planvormingstraject spelen tijd, budgetten en afhankelijkheden een grote rol, waardoor dit vaak prioriteit krijgt boven het organisatorische proces.

Daarom is het belangrijk om bij het opstellen van een Vraagspecificatie duidelijk te benoemen hoe veranderingen in werkprocessen worden meegenomen. Zijn de doelen en uitgangspunten duidelijk? Zijn er mensen verantwoordelijk voor het organisatorische traject? En in welke mate moet de Vraagspecificatie rekening houden met deze veranderingen? Is de Vraagspecificatie helemaal afhankelijk van de uitkomst van het organisatietraject, of is het voldoende om rekening te houden met eventueel veranderend gebruik in de toekomst?

Nu we de belangrijkste uitgangspunten hebben besproken, zoals de betrokken partijen, de verschillende projectfases, werkprocessen en veranderingen binnen de organisatie, kunnen we kijken naar de volgende vraag: Welke informatie hebben we eigenlijk nodig? Hieronder zie je een overzicht van wat er allemaal in een volledig Programma van Eisen staat.

Het vertalen van doelen en drijfveren naar ambities

Om op een gestructureerde manier een Programma van Eisen op te bouwen is het belangrijk om eerst de organisatiebrede doelen en drijfveren voor de huisvesting duidelijk te hebben. Voorbeelden van dit soort drijfveren kunnen “goed werkgeverschap”, “innovatief” of “duurzame bedrijfsvoering” zijn. Deze kunnen daarna worden vertaald naar ambities Bijvoorbeeld: “Wij willen een aantrekkelijke werkgever zijn”. Ambities die hieruit voort kunnen vloeien zijn “Onze huisvesting is gelegen op een aantrekkelijke, goed bereikbare locatie”, “Onze huisvesting biedt een uitgebreid pakket aan hospitality voorzieningen”, en “Onze huisvesting biedt een goed binnenklimaat”.

Van ambities naar meetbare en toetsbare eisen

Nadat alle ambities duidelijk zijn gedefinieerd, is het tijd om een stap verder te gaan. Uit deze ambities moeten meetbare eisen voor de huisvesting worden afgeleid. Deze eisen kunnen op verschillende niveaus worden geformuleerd. Ze kunnen betrekking hebben op het gebouw als geheel, zoals "Het gebouw is Paris Proof". Maar ze kunnen ook specifiek zijn voor bepaalde ruimtes, bijvoorbeeld "het restaurant is geschikt voor informeel overleg", of zelfs op het niveau van specifieke elementen, zoals "binnenwandafwerkingen zijn reinigbaar volgens protocol...".

Maak specifieke eisen herleidbaar naar gestelde ambities en doelen

Eisen kunnen daarbij verschillende bronnen hebben. Ze kunnen voortkomen uit de werkprocessen van de organisatie. Ze zijn dan rechtstreeks gekoppeld aan de vraag ‘waarom willen wij juist dit gebouw?’. Ook kunnen eisen voortkomen uit het beleid van de organisatie met betrekking tot huisvesting, zoals eisen met betrekking tot merkidentiteit, onderhoud of duurzaamheid. Daarnaast komen veel eisen voort uit wet- en regelgeving.

Met name de eisen die afkomstig zijn uit de werkprocessen van de organisatie maken het project specifiek. Daarom is het belangrijk dat een aantal van deze specifieke eisen herleidbaar is naar de ambities die zijn geformuleerd door de opdrachtgever. Dit geeft niet alleen antwoord op de vraag waarom deze kwaliteit gewenst is, maar biedt ook een instrument voor procesbeheersing: als een eis wordt aangepast, bijvoorbeeld vanwege bezuinigingen, heeft dit gevolgen voor de gestelde ambitie.

Als je je Programma van Eisen op deze manier structureert, creëer je een omgeving waarin alle aspecten – de doelen & drijfveren, de ambities, de eisen en de ontwerpoplossing - met elkaar verbonden zijn. Hierdoor kan de validatie ("Hebben we de juiste eis gesteld?") en de verificatie ("Voldoet de ontwerpoplossing aan de gestelde eis?") vanaf de vroegste fasen van het proces plaatsvinden.

Conclusie

Het opstellen van een duidelijk Programma van Eisen voor een huisvestingsproject is van essentieel belang, maar kan een uitdaging zijn vanwege de overvloed aan informatie en complexiteit van belangen. Door de informatiebehoefte per projectfase te doseren en gestructureerd te werk te gaan, kan het overzicht worden behouden en kunnen valkuilen worden vermeden.

Het vertalen van organisatiedoelen naar concrete ambities en meetbare eisen is een cruciale stap. Deze eisen moeten niet alleen herleidbaar zijn naar de geformuleerde ambities, maar ook dienen als instrument voor procesbeheersing en validatie.

Door op deze manier het Programma van Eisen te structureren, ontstaat een omgeving waarin alle aspecten van het project met elkaar verbonden zijn. Het resultaat is een helder en doelgericht Programma van Eisen dat de basis vormt voor een succesvol huisvestingsproject. Dit maakt vroegtijdige validatie en verificatie mogelijk, waardoor het projectmanagement effectiever kan werken en de gewenste kwaliteit kan waarborgen.

Wil je meer leren over hoe je succesvol een Programma van Eisen opstelt? Download dan hieronder ons whitepaper.