Gemeente Zwolle gebruikt data als kompas

Gemeente Zwolle wil graag meer inzicht krijgen in hoe de stad functioneert en beslissingen beter kunnen onderbouwen door gebruik te maken van data. De impact van het beleid moet meetbaar en begrijpelijk zijn. Om deze doelen te bereiken, heeft de Gemeente Zwolle het programma Datagedreven Werken opgezet. Sinds 2021 werkt de gemeente intensief samen met Novius en Royal HaskoningDHV om dit programma te ondersteunen. In dit artikel lees je meer over de resultaten, de aanpak en de lessen die we hebben geleerd.

Krachtige inzichten met datagedreven oplossingen en een eigen brigade

Binnen dit programma is de Databrigade een vorm om met vooruitlopende teams kennis en ervaring op te doen. In de afgelopen jaren hebben we hierdoor binnen verschillende afdelingen van de Gemeente Zwolle waardevolle datagedreven oplossingen ontwikkeld, zoals dashboards en algoritmes. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• We hebben een sturingsdashboard gemaakt om grip te krijgen op de ‘Jeugd’-uitgaven binnen het Sociaal Domein.
• We hebben een monitoringsdashboard ontwikkeld om het beleid met betrekking tot ruimtelijke ordening te onderbouwen en te toetsen.
• In de lokale driehoek met wijkmanagers en partners faciliteren we datagedreven afstemming om de veiligheid in wijken te verbeteren.

We hebben de gemeente geholpen bij het opzetten van de Databrigade, een tijdelijke organisatie die als katalysator voor de datagedreven transformatie werkt. Hiermee hebben we het proces van het definiëren, ontwerpen en realiseren van verschillende datagedreven oplossingen geoptimaliseerd. Met deze werkwijze ontstaan datagedreven oplossingen die aansluiten op de daadwerkelijke behoefte en in de praktijk toegepast kunnen worden. 

Databrigade in de praktijk

De Databrigade en geïmplementeerde werkwijze bieden vier belangrijke voordelen:

1. De focus ligt op de behoeften van de organisatie, waardoor de oplossingen nauw aansluiten bij de daadwerkelijk vraag en échte waarde creëren.
2. De gehanteerde werkwijze dwingt om het probleem goed af te bakenen, waardoor we klein starten en op korte termijn waardevolle oplossingen kunnen realiseren.
3. Door multidisciplinair samen te werken, ontstaat er wederzijds begrip tussen de verschillende teams, zoals de 'business' en afdeling informatievoorziening. Dit leidt tot een meer effectieve ontwikkeling van datagedreven oplossingen.
4. Dankzij korte iteraties kunnen we snel eerste ervaringen opdoen en evaluaties uitvoeren. Hierdoor krijgen we tijdig inzicht in eventuele obstakels bij de implementatie van een datagedreven oplossing of de datagedreven transformatie zelf.

Van visie naar realiteit met behulp van een datastrategie

Voor het structureel organiseren van de datagedreven transformatie heeft Gemeente Zwolle eind 2022 het initiatief genomen haar strategie te herijken en een nieuwe datastrategie te ontwikkelen. Gezamenlijk hebben we deze datastrategie afgeleid van de missie, coalitiedoelen en uitdagingen binnen de gemeente. Het bevat vijf gerichte doelen op het vlak van datagedreven werken, waaronder het inrichten van data governance, data management implementeren en uitwisseling van kennis en data met partners, leveranciers en inwoners.

De ervaringen die zijn opgedaan binnen de tijdelijke Databrigade zijn van essentieel belang geweest bij het opstellen van de datastrategie. Hierbij zijn twee algemene leerpunten naar voren gekomen uit verschillende projecten:

1. Datamanagement blijft achter ten opzichte van de realisatie van datagedreven oplossingen (data-analyse) in de datagedreven transformatie.
2. Er ontbreken duidelijke rolbeschrijvingen, inclusief verantwoordelijkheden, binnen de datagedreven organisatie, waaronder het eigenaarschap en beheer van data.

De routekaart binnen de datastrategie beschrijft de aanpak die de gemeente wil volgen om haar doelen te bereiken. Hierbij spelen zowel inhoudelijke, beheersmatige en veranderkundige aspecten een rol. Wat betreft de inhoud hebben we bijvoorbeeld overwogen of we een generieke aanpak moeten volgen of specifieke benaderingen moeten hanteren voor bepaalde uitdagingen binnen de gemeente, zoals de energietransitie of uitgaven in het sociaal domein. Vanuit beheersmatig perspectief is het belangrijk dat de organisatie inzicht heeft en behoudt in de voortgang, snelheid en kwaliteit van de doelrealisatie. Vanuit een veranderkundig perspectief is het essentieel om voortdurend te communiceren over de resultaten, de focus te leggen op training en de juiste vaardigheden te ontwikkelen.

Concreet vormen we gezamenlijk met Gemeente Zwolle daarmee activiteiten uit op verschillende onderdelen van onderstaand fasemodel voor een datagedreven transformatie.