Digitaal vergroenen

Vebego Groen is dé kennispartner en aannemer in de groenvoorziening. Met ruim 1100 medewerkers zetten zij zich in voor de realisatie van een groene en gezonde leefomgeving waarin iedereen meedoet. Dat doen ze met een integrale aanpak; van advies, ontwerp en aanleg, tot beheer en onderhoud.

Werkprocessen digitaliseren

Vebego Groen wilde haar werkprocessen voor de buitendienst optimaliseren door deze zoveel mogelijk te digitaliseren. De specialisten van Royal HaskoningDHV werden door Sander Taks en Rob Durville van Vebego Groen ingeschakeld om te helpen bij het ontwikkelen van een eigen GIS-portaal (geografisch informatiesysteem). Hierdoor kan Vebego Groen hun dienstverlening inzichtelijk en transparant maken.

Samenwerking

Grrroen inzicht

De applicatie heet ‘Grrroen inzicht’ en is ontwikkeld met ArcGIS online. Het GIS-portaal zorgt voor efficiëntie en transparantie in het werkproces. Er zitten standaard modules en scripts in de applicatie waarbij er met één druk op de knop een project kan worden ingericht. Zo volgt het standaardproces van meldingen bepaalde stappen. Een melding die binnenkomt in het systeem van de gemeente wordt gesynchroniseerd in de applicatie van de uitvoerder. De uitvoerder kan de melding op de kaart op een tablet bekijken waardoor er meteen actie op kan worden ondernomen. Afhankelijk van het project en de status van de melding, komt de melding automatisch in de juiste kaart terecht. Ook zijn er standaardmodules voor alle groenwerkzaamheden binnen een onderhoudscontract en inspecties zoals boomveiligheidscontroles.

Alles wat er gebeurt, wordt in het systeem vastgelegd. Er is een verplichte controlestap aan verbonden; de melding blijft staan totdat er is gecontroleerd. De navolgbaarheid en betrouwbaarheid hebben we daardoor geborgd.

Uitgangspunten

De applicatie is ontwikkeld op basis van vier uitgangspunten:

• Gebruiksgemak
  Op basis van input van de eindgebruiker is het werkproces ontwikkeld en getest. Hierdoor staan het gebruiksgemak voor de eindgebruikers en toepasbaarheid in het dagelijkse werkproces voorop.
• Veilig
  Gebruikers hebben enkel toegang tot data die voor hen bedoeld is. Zij kunnen alleen acties uitvoeren waartoe zij bevoegd zijn binnen het standaard werkproces. Het is dus volledig afgekaderd.
• Standaard werkproces
  Het werkproces bestaat uit een standaard opzet waarin de werkzaamheden volgens een vast stramien worden uitgevoerd. Dat zorgt voor een gestructureerde opbouw van kwalitatieve en kwantitatieve data.
• Efficiënt applicatiebeheer
  Configuraties en herhaalde analyses worden geautomatiseerd. Op de standaard processen zijn automatiseringen toegepast waardoor er met één druk op de knop een nieuw project wordt klaargezet.

De toegepaste uitgangspunten maken het voor Vebego Groen mogelijk om analyses te maken op grond van verschillende thema’s, zoals operational excellence, klimaat en biodiversiteit. De resultaten worden vervolgens gevisualiseerd en vormen de basis om acties te bepalen om de kwaliteit van de dienstverlening verder te optimaliseren.

Digitalisering

Sanne, van de afdeling Regionale Ontwikkeling en Infrastructuur, is bekend met de groenwereld en heeft veel groenspecialisten in haar team. Dat was ook de meerwaarde om voor het team van Sanne te kiezen. Ook Adviesgroep Novius – onderdeel van Royal HaskoningDHV - heeft een bijdrage geleverd aan dit project. Naast de GIS-applicatie werden er ook handvatten gegeven voor de digitale transformatie van Vebego Groen. Dit bevat een aanpak voor implementatietrajecten, communicatiestrategieën en borging van beheer.

Succes

De GIS-applicatie van Vebego Groen oogst aanzienlijk succes bij haar klanten, met succesvolle projecten in verschillende gemeenten, bij woningcorporaties en scholen. Ook voor 2024 staan weer een aantal nieuwe implementaties op de planning.

Één gezamenlijk doel

Met het resultaat van dit project kan Vebego Groen zich verder professionaliseren en ontstaan er heldere inzichten voor verdere verduurzaming van de groenketen. Voor Royal HaskoningDHV past dit project uitstekend bij het streven naar een betere samenleving en het creëren van een positieve impact op de wereld. Samen - Vebego Groen, afdeling Regionale ontwikkeling en Infrastructuur, afdeling Data Solutions, Novius - omarmen we ‘Enhancing Society Together’.