Deel 1 van 3 - Een goed ingerichte procesorganisatie?

Aanpassen aan de maatschappij

De wereld verandert en wordt steeds complexer. Daar worden organisaties mee geconfronteerd. Zij moeten zich continu kunnen aanpassen om relevant te blijven. Dat leidt tot allerlei strategische vraagstukken die worden gedreven door de omgeving waarin een organisatie opereert. Ook wel ‘outside-in’ (zie afbeelding 1 voor voorbeelden in het groen). Zo hebben organisaties te maken met een steeds veeleisendere maatschappij, consument en medewerker:

• De maatschappij hecht een groter belang aan organisaties die waarde toevoegen aan de maatschappij. Dat moet dan ook op een verantwoorde en duurzame manier. Thema’s als ethiek, privacy, personificatie, digitalisering, technologische ontwikkeling en schaarste van middelen spelen een belangrijke rol.
• De verwachtingen van de consument nemen toe. Organisaties moeten in staat zijn om snel en persoonlijk te reageren op klantvragen. Ook moeten zij producten aanbieden die voldoen aan alle persoonlijke en gemeenschappelijke eisen.
• De medewerker is op zoek naar een stimulerende omgeving waarin ze worden uitgedaagd en zich kunnen ontwikkelen. 

Naast de strategische vraagstukken, hebben organisaties ook te maken met allerlei business vraagstukken (zie afbeelding 1 voor voorbeelden in het blauw). Deze vraagstukken ontstaan vanuit de dagelijkse operatie. Oftewel ‘inside-out’. Denk hierbij aan de wens om een nieuw systeem te selecteren en implementeren, omdat het huidige systeem verouderd of niet future-proof is. Of het optimaliseren van processen, zodat deze meer gestroomlijnd lopen. Een ander voorbeeld is het toepassen van nieuwe technologieën die in de markt beschikbaar zijn en allerlei mogelijkheden bieden tot betere dienstverlening of automatisering van processen. In alle gevallen is het van belang dat deze business vraagstukken altijd bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie. Het moeten geen doelen op zichzelf worden.

Zowel strategische vraagstukken als business vraagstukken leiden vaak tot veranderinitiatieven in de organisatie. Het is daarom van belang deze veranderingen op een gestructureerde én flexibele manier te implementeren. Zo worden en blijven we succesvol. 

Een excellente procesorganisatie

Een goed ingerichte procesorganisatie ondersteunt in het succesvol, gestructureerd én flexibel implementeren van veranderinitiatieven. Hierdoor kan een organisatie succesvol de verschillende strategische en business vraagstukken oppakken.

Een goed ingerichte procesorganisatie draagt namelijk bij aan:

• Het correct, volledig en in samenhang implementeren van veranderingen;
• De verbetering van procesdenken binnen de organisatie waardoor bedrijfsactiviteiten niet vanuit silo’s of aparte afdeling, maar in samenhang worden benaderd;
• Klantgerichter werken doordat bedrijfsprocessen klant-tot-klant zijn ingericht. De focus ligt op bedrijfsactiviteiten die daadwerkelijk waarde creëren voor de klant;
• Een betere wendbaarheid én beheersing door een samenhangende bedrijfsinrichting. Doordat er meer overzicht is, kan er sneller en beheerster worden ingespeeld op veranderingen;
• Efficiëntie en korte doorlooptijden doordat bedrijfsactiviteiten die geen waarde toevoegen, worden geëlimineerd of geautomatiseerd;
• Voortdurende verbetering en innovatie die gericht zijn op waardecreatie voor de klant. 

Hierdoor stellen we organisaties in staat om de beoogde waarden en doelen, die voortkomen uit de strategische en business veranderingen, daadwerkelijk te realiseren.